バラバラな顧客情報を整理する手順・データ移行の進め方

顧客情報がExcelファイル・名刺入れ・メモ帳・メールの受信箱と、複数の場所に散らばっている状態は、多くの事業者が抱える課題です。「どこに誰の情報があるか分からない」「同じ顧客が複数の場所に登録されている」という状態を整理し、CRMへ移行するまでの具体的な手順を解説します。

顧客情報がバラバラな状態の問題

顧客情報が複数の場所に分散していると、様々な問題が生じます。最もよくあるのは「情報を探すのに時間がかかる」という問題です。「あの会社の担当者の連絡先、名刺フォルダを漁らないと出てこない」「Excelファイルが複数あって、どれが最新か分からない」という状況です。

また、担当者ごとに管理場所が違う場合、その担当者が不在・退職したときに情報にアクセスできなくなるリスクがあります。さらに、同じ顧客が複数の場所に登録されていて、最新の連絡先がどれか分からないという「重複問題」も起きやすいです。

こうした問題を解消するためには、「どこに何があるかを把握すること」から始め、段階的に一か所への統合を進めることが現実的です。

まず「どこに何があるか」を棚卸しする

顧客情報を整理する第一歩は、現在どこに何があるかを洗い出す「棚卸し」です。以下のような場所に顧客情報が分散していることが多いです。

・Excelファイル（複数のバージョンが存在することが多い）
・名刺入れ・名刺管理アプリ
・メールの連絡先・アドレス帳
・手帳・メモ帳・ノート
・担当者個人のスマートフォン
・以前使っていた別のCRMやツール

まずこれらをリストアップし、「どこに何件くらいの顧客情報があるか」を把握します。デジタルデータ（Excel・アプリ）は比較的移行しやすく、アナログデータ（名刺・手帳）は手入力が必要になります。デジタルデータから先に処理するのが効率的です。

統一フォーマットを決める

複数のデータソースを統合するにあたって、「統一フォーマット」を先に決めておくことが重要です。CRMに登録する際の「列（項目）」を事前に定義しておくことで、バラバラなデータをまとめやすくなります。

基本的な統一フォーマットの例として、以下の列を設定するところから始めるのが実用的です。

基本フォーマット例

・氏名

・ふりがな

・メールアドレス

・電話番号

・会社名

・部署・役職

・メモ・備考

・ステータス

このフォーマットをExcelで一つのシートとして用意し、複数のデータソースから情報をここに集約します。重複がある場合は、最新の情報を優先して一つに絞ります。

Excelにまとめ、CRMにインポートする手順

統一フォーマットに顧客情報をまとめたら、CSVファイルとして保存し、CRMにインポートします。具体的な手順は以下の通りです。

Excelで統一フォーマットのシートを作成

1行目に列名（氏名・メール・電話番号など）を入力し、2行目以降に顧客データを入力します。複数のExcelファイルがある場合は、コピー＆ペーストで1つのシートにまとめます。

CSVファイルとして保存

Excelの「名前を付けて保存」から「CSV（カンマ区切り）」を選択して保存します。文字コードはUTF-8を推奨します。

CRMのインポート機能でアップロード

NexusCRMのインポート機能からCSVファイルをアップロードします。列の対応付け（どのCSV列がCRMのどの項目か）を確認・設定してインポートを実行します。

インポート結果を確認

インポート完了後、数件の顧客情報をサンプルチェックし、正しく登録されているか確認します。

移行後に重複や欠損を確認する

CSVインポートが完了したら、データの品質チェックを行います。特に注意すべき点は「重複」と「欠損」です。

重複とは、同じ顧客が複数件登録されている状態です。複数のデータソースから統合したとき、同一人物が別の表記（山田太郎・山田　太郎・ヤマダタロウなど）で入っている場合があります。インポート後に氏名・メールアドレスで検索して、重複がないかをチェックしましょう。

欠損とは、必要な情報（電話番号やメールアドレス）が入力されていない顧客です。インポート後に一覧を確認し、重要な顧客で情報が欠けているものは優先的に補完します。すべてを一度に完璧にする必要はなく、使いながら少しずつ補完していく方針でも問題ありません。