ExcelからCRMへの移行手順・データ移行と初期設定の進め方

移行前に確認すること

移行を始める前に、現在のExcelファイルの状態を把握しておく必要があります。いきなりデータを取り込もうとすると、列の形式が合わなかったり、不要なデータが混入したりして後の作業が増えます。

まず確認するのは「どの列をCRMのどの項目に対応させるか」という対応表です。たとえば、ExcelのA列「会社名」→CRMの「会社名」、B列「担当者名」→CRMの「氏名」のように整理しておきます。

ExcelデータをCSV形式に変換する

NexusCRMはCSV形式でのインポートに対応しています。ExcelファイルをCSVに変換する手順は以下の通りです。

CSVの1行目はヘッダー行（列名）にしておきます。「氏名」「会社名」「メールアドレス」「電話番号」など、CRMの項目名に合わせておくと取り込み時のマッピング作業がスムーズです。

NexusCRMではJSON形式でのインポートにも対応していますが、既存のExcelデータを移行する場合はCSV形式のほうが変換が簡単です。

CRMへのインポート手順

CSVの準備ができたら、NexusCRMへの取り込みを進めます。インポート機能は管理画面の「顧客管理」セクションから利用できます。

移行後のデータ確認・クリーニング

インポートが完了したら、データが正しく取り込まれているかを確認します。全件を目視するのは現実的ではないため、以下のポイントを中心に確認します。

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  件数の一致確認

  インポートしたCSVの行数とCRMに登録された件数が一致しているかを確認します。

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  文字化けの確認

  日本語の氏名・会社名が正しく表示されているか、数件抽出して確認します。

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  重複登録の確認

  同じ顧客が複数登録されていないか確認します。名前や連絡先で検索して重複を探します。

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  重要顧客の個別確認

  特に重要な顧客については、Excelの元データと比較して情報が正しく入っているかを確認します。

データ確認後は、必要に応じてクリーニングをおこないます。電話番号の形式を統一する、会社名の表記ゆれを修正するなど、Excelから引き継いだ不整合を整理します。CRM上での修正は、個別編集機能を使って対応できます。

移行後の運用開始

データ移行が完了したら、実際の運用を開始します。最初のうちは無理に全機能を使おうとせず、基本的な操作から始めることを推奨します。

まず始めるべきことは、新しい顧客対応のたびに対応履歴を記録することです。過去の履歴は移行しなくても、これからの記録を蓄積していくことで、CRMの価値が生まれてきます。

顧客ステータスの設定も早めにおこないます。「商談中」「フォロー中」「成約済み」など、現在の取引状況に合わせてステータスを設定すると、ダッシュボードでフォローが必要な顧客を一覧できるようになります。

チームで使う場合は、入力ルールを最初に決めておきます。「対応後24時間以内に履歴を記録する」「ステータスは対応後すぐに更新する」など、シンプルなルールを共有することで、データの品質が安定します。

よくある質問