CRM導入後にやること・初期設定と運用の始め方

CRM登録後にまずやる3つのこと

CRMに登録したばかりの状態では、まず「使える状態を作ること」が最優先です。設定を細かく整える前に、基本的な流れを体験することで「使い方のイメージ」をつかめます。

顧客情報のインポート（既存データの移行）

すでにExcelや他のツールで顧客情報を管理している場合、CSVインポート機能を使って一括で移行できます。一件ずつ手入力する必要がないため、移行の手間を大幅に削減できます。

NexusCRMはCSV形式とJSON形式のインポートに対応しています。Excelで管理しているデータは、「名前を付けて保存」からCSV形式で書き出すことができます。インポートの際は、列の対応付け（どの列が「氏名」か「連絡先」かなど）を確認する画面が表示されるので、対応する項目を選択してインポートを実行します。

インポート後は、サンプルとして数件の顧客情報を確認し、正しく登録されているかをチェックしましょう。メモ欄・ステータス・タグは、インポート後に個別に追加・編集することができます。

ステータスとタグの設定

顧客ステータスは、顧客が今どの段階にいるかを表すラベルです。NexusCRMではステータスをカスタマイズして自由に設定できます。業種・ビジネスモデルに合わせたステータスを設定しておくと、ダッシュボードで顧客の状況を一目で把握できるようになります。

ステータス設定の例として、サービス業であれば「初回問い合わせ→提案→契約→定期顧客→休眠」、BtoB営業であれば「リード→商談中→見積送付→受注→フォロー中」などが考えられます。最初から完璧な設計でなくても、使いながら後から変更できます。

タグは顧客を分類するためのキーワードです。業種・地域・紹介元・興味領域など、後でフィルタリングしたい属性をタグとして設定しておくと、特定の条件の顧客をまとめて確認するときに便利です。

通知設定を整える

CRMのフォローアップ機能を活かすために、通知設定を最初に整えることが重要です。NexusCRMでは、長期間連絡のない顧客を自動で検出してメール通知する機能があります。この通知条件はカスタマイズ可能です。

通知の設定例として「90日以上連絡がない顧客を通知する」と設定すると、3か月以上フォローが途絶えている顧客を自動で教えてくれます。月次顧客向けには「40日以上」、長期的な取引先向けには「半年以上」など、顧客の性質に合わせた条件設定が効果的です。

チームメンバーを招待する

複数人でCRMを使う場合は、チームメンバーを招待します。NexusCRMは無料プランで3名まで、スタンダードプランでは無制限にメンバーを招待できます。

チーム共有を設定することで、メンバー全員が同じ顧客情報・対応履歴にアクセスできるようになります。担当者が不在のときでも、別のメンバーが対応履歴を確認して顧客に対応できる体制をつくれます。

招待後は、「顧客を登録したら対応履歴にメモを残す」というシンプルなルールをチームで共有するだけで、情報の蓄積が自然に進みます。最初から複雑なルールを設けるより、シンプルなルール一つから始めることが継続のコツです。

運用を定着させるコツ

CRM導入後に最もよくある問題が「最初は使っていたが、数週間後には誰も使わなくなっていた」というケースです。これを防ぐためには、使い始めの段階でいくつかの工夫が有効です。

まず「毎日1分だけCRMを開く」ことを習慣にします。ダッシュボードを確認し、フォローが必要な顧客がいれば連絡するだけでも、CRMを使うルーティンができます。対応した後は1行でもメモを残すことで、情報の蓄積が続きます。

また、「顧客に連絡するたびにCRMにメモを残す」というシンプルなルールを最初から徹底することも重要です。電話・メール・商談のあと、1〜2行のメモをCRMに記録する習慣が身につくと、自然に活用が続いていきます。